Nowy przedsiębiorca zwykle koncentruje się na kliencie, produkcie i pierwszych fakturach. ZUS bywa odkładany „na potem”, a to on w dużej mierze decyduje o tym, czy biznes udźwignie stałe koszty. Im wcześniej zostaną poukładane składki i ulgi, tym mniej zaskoczeń w pierwszych miesiącach prowadzenia działalności.
Jednoosobowa działalność a praca na etacie – jak różni się rola ZUS
Przy pracy na etacie obowiązki wobec ZUS bierze na siebie pracodawca. Oblicza składki, odprowadza je w terminie, prowadzi dokumentację. Pracownik widzi jedynie wynik na pasku płacowym i nie musi śledzić przepisów. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej sytuacja jest odwrotna – to przedsiębiorca:
sam zgłasza się do ZUS (i swoje osoby współpracujące),
sam wybiera, z których ubezpieczeń korzysta (np. chorobowe),
sam wylicza i opłaca składki co miesiąc,
sam pilnuje terminów i zmian przepisów.
Przy etacie ZUS jest „w tle”, przy działalności – staje się jednym z głównych comiesięcznych kosztów. To ważna różnica mentalna: przedsiębiorca powinien traktować składki ZUS jak stały, nieprzesuwalny rachunek – podobny do czynszu czy leasingu.
Wpływ formy prawnej firmy na obowiązki wobec ZUS
Decyzja o formie działalności przekłada się bezpośrednio na to, jak wyglądają relacje z ZUS. Inne zasady obowiązują w jednoosobowej działalności gospodarczej, inne w spółce z o.o., jeszcze inne w spółce cywilnej. Najczęstsze przypadki:
Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – właściciel jest z zasady osobą prowadzącą pozarolniczą działalność. Podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym (z wyjątkami omówionymi dalej), ma dostęp do ulg: ulga na start, preferencyjne składki, mały ZUS Plus.
Spółka cywilna – wspólnicy są traktowani jak przedsiębiorcy prowadzący działalność. Każdy wspólnik oddzielnie zgłasza się do ZUS i płaci składki za siebie, a nie za spółkę jako podmiot. Wspólnicy mogą korzystać z ulg (o ile spełniają warunki).
Spółka z o.o. – tutaj trzeba rozróżnić sytuacje. Jeśli jest to jednoosobowa spółka z o.o., wspólnik co do zasady jest dla ZUS osobą prowadzącą działalność i podlega składkom jak przedsiębiorca, ale bez prawa do ulg typu ulga na start czy mały ZUS Plus. Przy wieloosobowej spółce wspólnik zazwyczaj nie podlega ZUS tylko z tytułu posiadania udziałów; składki pojawiają się dopiero, gdy jest np. zatrudniony na umowę o pracę lub zlecenie.
Ten sam biznes (np. małe biuro projektowe) w formie JDG i w formie jednoosobowej spółki z o.o. daje zupełnie inne skutki w ZUS. W JDG łatwiej skorzystać z ulg, za to przy spółce z o.o. część osób próbuje budować model bez obowiązkowego ZUS – ale wtedy pojawiają się konsekwencje podatkowe i ryzyka związane z interpretacjami przepisów.
Ubezpieczenie zdrowotne – finansuje dostęp do publicznej ochrony zdrowia. Jest obowiązkowe przy prowadzeniu działalności, nie da się z niego zrezygnować.
Fundusz Pracy – składka, która zasila system zasiłków dla bezrobotnych i inne formy wsparcia rynku pracy. Przedsiębiorca płaci ją dopiero po przekroczeniu określonej minimalnej podstawy wymiaru; w okresach ulg często jest z niej zwolniony.
Każda z tych składek ma inne konsekwencje. Przykładowo, zrezygnowanie z dobrowolnego chorobowego obniża koszt prowadzenia firmy, ale jednocześnie pozbawia prawa do zasiłku w razie długotrwałej niezdolności do pracy.
Rejestracja firmy a zgłoszenie do ZUS – prosty schemat
Przy zakładaniu firmy większość formalności robi się raz, ale łatwo coś przegapić. Ogólny schemat dla JDG wygląda tak:
Rejestracja działalności w CEIDG – wniosek CEIDG-1 jest jednocześnie zgłoszeniem do ZUS jako płatnika składek.
Zgłoszenie siebie do ubezpieczeń – najczęściej formularzem ZUS ZUA (gdy są ubezpieczenia społeczne i zdrowotne) albo ZUS ZZA (gdy tylko zdrowotne, np. przy uldze na start i jednoczesnym etacie z pełnym ZUS).
Zgłaszanie zmian – np. przejście z ulgi na start na preferencję, zmiana kodu tytułu ubezpieczenia, zawieszenie działalności.
Wiele z tych zgłoszeń można dziś zrobić online, przez PUE ZUS lub profil zaufany. Mimo to dobrym nawykiem jest przygotowanie sobie krótkiej checklisty działań przy zmianach w firmie – dzięki temu decyzje o skorzystaniu z ulgi w ZUS nie kończą się przeoczeniem obowiązkowego zgłoszenia.
Rodzaje ubezpieczeń w ZUS – co faktycznie płaci przedsiębiorca
Za hasłem „ZUS początkującego przedsiębiorcy” kryje się kilka różnych obowiązków. To, co faktycznie płacisz co miesiąc, zależy od rodzaju ulgi, z której korzystasz, oraz od tego, czy masz inne źródła dochodu (np. etat).
Ubezpieczenia obowiązkowe i dobrowolne dla przedsiębiorcy
W przypadku jednoosobowej działalności podstawowe pytanie brzmi: co jest obowiązkowe, a z czego można zrezygnować.
Obowiązkowe dla przedsiębiorcy są:
ubezpieczenie emerytalne,
ubezpieczenie rentowe,
ubezpieczenie wypadkowe,
ubezpieczenie zdrowotne (zawsze, niezależnie od ulg).
Dobrowolne jest ubezpieczenie chorobowe. To ono decyduje o prawie do:
Rezygnacja z chorobowego zmniejsza co miesiąc przelew do ZUS, ale pozbawia tych świadczeń. W praktyce jest to wybór pomiędzy niższym stałym kosztem a zabezpieczeniem na wypadek problemów zdrowotnych lub rodzicielstwa.
Składki „pełne” a preferencyjne – ogólne porównanie
Przedsiębiorca, który zakończył już wszystkie okresy ulg (ulga na start, preferencje, mały ZUS Plus), wchodzi w etap tzw. „pełnego ZUS”. Oznacza to, że:
podstawa wymiaru składek społecznych opiera się na standardowym, wyższym poziomie,
opłacane są wszystkie obowiązkowe ubezpieczenia (emerytalne, rentowe, wypadkowe, zdrowotne, Fundusz Pracy, ewentualnie chorobowe),
nie ma już możliwości obniżania składek poprzez typowe ulgi dla nowych firm.
Przy preferencyjnych składkach ZUS i małym ZUS Plus sytuacja wygląda inaczej:
Preferencyjne składki – podstawa wymiaru ubezpieczeń społecznych jest sztucznie obniżona (procentowo w stosunku do minimalnego wynagrodzenia). Oznacza to znacznie niższe składki społeczne, ale także niższą podstawę przyszłych świadczeń (emerytura, zasiłki).
Mały ZUS Plus – podstawa wymiaru jest powiązana z dochodem z poprzedniego roku, co przy relatywnie niskim dochodzie pozwala dodatkowo ograniczyć składki społeczne.
W ujęciu praktycznym „pełny ZUS” to po prostu okres, w którym przedsiębiorca płaci najwięcej, ale „buduje” swoje świadczenia na stosunkowo wysokiej podstawie. Preferencje i mały ZUS Plus są sposobem na obniżenie stałego kosztu w początkowej fazie działalności, kosztem niższych przyszłych świadczeń.
Skutki nieopłacenia składek lub opóźnień w ZUS
Przy małej, startującej firmie kusząca bywa myśl, by „na chwilę” przesunąć opłacenie składek, żeby sfinansować nagły wydatek. To jeden z prostszych sposobów na popadnięcie w dług wobec ZUS.
Konsekwencje są trzech typów:
finansowe – naliczane są odsetki za zwłokę, co przy dłuższych opóźnieniach robi różnicę w budżecie,
świadczeniowe – przy braku ciągłości w opłacaniu chorobowego przedsiębiorca może stracić prawo do zasiłku lub otrzymać niższe świadczenie,
prawne i formalne – przy zaległościach ZUS ma prawo wszcząć postępowanie egzekucyjne, zajmować rachunki, a w skrajnych przypadkach wpływa to nawet na zdolność kredytową i wiarygodność biznesu.
Z punktu widzenia planowania finansowego korzystniej jest założyć z góry pełną, „bezpieczną” wysokość kosztów ZUS w budżecie miesięcznym, a ewentualne nadwyżki traktować jako bonus. Odwrotna strategia – liczenie na to, że „jakoś się uda” – zwykle kończy się zaległościami.
Źródło: Pexels | Autor: Leeloo The First
Kolejność ulg ZUS w pierwszych latach działalności – ogólny przegląd
Nowy przedsiębiorca w Polsce ma do dyspozycji kilka narzędzi do obniżania składek: ulga na start, preferencyjne składki ZUS i mały ZUS Plus. Kluczowe jest zrozumienie, że one się układają w określoną kolejność – nie można dowolnie ich mieszać.
Standardowy „timeline” nowego przedsiębiorcy
Typowy scenariusz przy jednoosobowej działalności gospodarczej wygląda następująco:
Ulga na start – przez pierwsze 6 miesięcy kalendarzowych przedsiębiorca może być zwolniony z opłacania składek społecznych, opłaca tylko zdrowotną.
Preferencyjne składki ZUS – przez kolejne 24 miesiące (po uldze na start, lub od razu, jeśli ktoś z ulgi nie korzysta) przedsiębiorca opłaca składki społeczne od niższej podstawy wymiaru.
Mały ZUS Plus – przez maksymalnie 36 miesięcy w ciągu wybranego 60-miesięcznego okresu przedsiębiorca może powiązać swoje składki społeczne z dochodem, jeśli mieści się w odpowiednim limicie przychodów.
Pełny ZUS – po wykorzystaniu wszystkich powyższych ulg przedsiębiorca przechodzi na standardowe zasady i płaci pełne składki społeczne oraz zdrowotne.
Niekoniecznie trzeba wykorzystać wszystkie etapy. Można np. zrezygnować z ulgi na start i od razu wejść w preferencje, albo nie korzystać z małego ZUS Plus, jeśli działalność szybko osiąga wysokie dochody i właścicielowi zależy na wyższych świadczeniach w przyszłości.
Kiedy nie można „przeskakiwać” etapów lub wracać do ulg
Istotne ograniczenie: ulgi ZUS dla nowych firm są czasowe i jednorazowe (w określonych ramach). W praktyce oznacza to, że:
ulga na start przysługuje tylko wtedy, gdy spełnione są warunki (np. brak działalności w ostatnich 60 miesiącach),
preferencyjne składki liczy się przez 24 miesiące kalendarzowe i po ich wykorzystaniu nie można „cofnąć się” do tego etapu,
mały ZUS Plus jest limitowany czasowo (36 miesięcy) i również nie można go wydłużać poza wyznaczone ramy – nawet po zawieszeniu działalności czas jest liczony w określony sposób.
Nie da się też złożyć wniosku do ZUS, by ponownie skorzystać z preferencyjnych składek dla tej samej osoby, jeśli już raz pełny okres został wykorzystany. Dlatego decyzje o tym, z której ulgi kiedy skorzystać, dobrze jest podejmować z pewnym wyprzedzeniem, znając plan rozwoju firmy.
Warunki korzystania z kolejnych etapów preferencji
Każdy etap ma swoje kryteria. Najczęściej spotykane warunki to:
pierwsza działalność lub odpowiednio długa przerwa – przy uldze na start i preferencyjnych składkach istotne są poprzednie 60 miesięcy i fakt prowadzenia działalności wcześniej,
brak świadczenia usług na rzecz byłego pracodawcy w tym samym zakresie, co na etacie – dotyczy przede wszystkim ulgi na start i preferencji,
limit przychodów lub dochodów – przy małym ZUS Plus kluczowy jest poziom przychodu osiągnięty w poprzednim roku kalendarzowym.
Błędy w ocenie spełnienia warunków mają potem określone konsekwencje. Jeśli przedsiębiorca skorzysta z ulgi, mimo że mu nie przysługuje, ZUS może:
zażądać dopłaty różnicy między preferencją a pełnym ZUS,
naliczyć odsetki oraz ewentualne dodatkowe opłaty,
zakwestionować okres ulgowy i potraktować go jak „pełny ZUS”.
Spór z ZUS-em o niesłusznie zastosowaną ulgę zwykle kończy się koniecznością dopłaty, a czasem także korektą rozliczeń podatkowych (np. kosztów). Bezpieczniej jest więc dwa razy sprawdzić warunki, niż później prostować kilka lat wstecz.
Ulga na start – dla kogo, na jak długo, z jakimi skutkami
Podstawowe założenie ulgi na start
Ulga na start to najwcześniejszy etap „oszczędzania” na ZUS dla nowej firmy. Przez pierwsze 6 miesięcy kalendarzowych przedsiębiorca:
nie opłaca składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe, Fundusz Pracy),
opłaca wyłącznie składkę zdrowotną.
Formalnie nie jest to klasyczna „ulga składkowa”, ale zwolnienie z obowiązku opłacania składek społecznych. Okres ten nie wlicza się do stażu emerytalnego ani nie daje prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych (np. zasiłku chorobowego).
Kto może skorzystać z ulgi na start
Warunki nie są skomplikowane, ale mają kilka haczyków. Ulga na start przysługuje, jeśli:
podejmujesz działalność gospodarczą po raz pierwszy lub ponownie, ale minęło co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia/zakończenia,
nie wykonujesz w ramach działalności usług na rzecz byłego pracodawcy, które odpowiadają czynnościom, które wykonywałeś u niego na etacie w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym.
Handel internetowy po wcześniejszej pracy w biurze rachunkowym zwykle nie blokuje ulgi. Natomiast przejście z etatu programisty na jednoosobową działalność, gdzie wystawiasz faktury na tego samego pracodawcę za bardzo podobne zadania – już tak.
Jak liczyć 6 miesięcy ulgi na start
Okres ulgi na start liczy się w miesiącach kalendarzowych, a nie pełnych 180 dniach. Jeśli firma startuje 10 marca, to:
pierwszym miesiącem ulgi jest marzec,
ostatnim – sierpień.
Niezależnie od dnia rozpoczęcia działalności w danym miesiącu, miesiąc ten liczy się jako pełny dla ulgi. Z tego powodu uruchomienie biznesu 1 lub 28 dnia miesiąca robi różnicę tylko dla realnej długości okresu (ilości faktycznych dni korzystania z ulgi), ale nie dla liczby „miesięcy ulgowych”.
Ulga na start a inne formy aktywności zawodowej
Ulga na start działa inaczej w zależności od tego, czy działalność jest jedynym źródłem utrzymania, czy dodatkiem.
Działalność jako jedyny tytuł do ubezpieczeń – przedsiębiorca objęty ulgą na start podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Nie ma składek społecznych, więc nie tworzy się staż emerytalny ani prawo do zasiłków.
Działalność „obok etatu” – jeśli na etacie zarabiasz co najmniej minimalne wynagrodzenie, to etat jest głównym tytułem do ubezpieczeń społecznych. Działalność z ulgą na start daje jedynie obowiązek dopłaty składki zdrowotnej z działalności.
W praktyce pracownik na pełnym etacie, który „testuje” działalność w ramach ulgi na start, ma dużo mniejsze ryzyko, bo jego zabezpieczenie społeczne opiera się na etacie, a nie na firmie.
Zgłoszenia do ZUS przy uldze na start
By prawidłowo korzystać z ulgi, przy rejestracji działalności trzeba zastosować odpowiednie kody:
jako osoba korzystająca z ulgi na start zgłaszasz się do ZUS na formularzu ZUS ZZA – tylko do ubezpieczenia zdrowotnego,
kod tytułu ubezpieczenia powinien wskazywać, że korzystasz z ulgi (rozpoczynający się od 05 40).
Po zakończeniu okresu ulgi konieczne jest przerejestrowanie się z kodu „ulga na start” na kod działalności z preferencjami lub bez nich. Brak takiego zgłoszenia skutkuje bałaganem w dokumentach i ryzykiem zaległości.
Plusy i minusy ulgi na start
Ulga na start ma dwóch typowych „fanów” i dwóch głównych krytyków.
Korzyści:
bardzo niskie obciążenie na początku – płacisz tylko zdrowotne, co zmniejsza presję na szybki przychód,
większa płynność – łatwiej sfinansować pierwsze inwestycje, marketing czy sprzęt,
atrakcyjna dla osób testujących pomysł – np. freelancer przechodzący z pracy na etacie w tryb B2B.
Wady i skutki uboczne:
brak ochrony z ubezpieczeń społecznych – choroba lub ciąża w tym okresie nie dadzą prawa do zasiłku (bo nie ma składek społecznych),
brak naliczania stażu – 6 miesięcy nie powiększa okresów składkowych do emerytury,
możliwe „przesunięcie” ochrony w czasie – jeśli ktoś planuje rodzicielstwo lub wie o nadchodzącym leczeniu, opóźnienie wejścia w ubezpieczenia społeczne może być niekorzystne.
Dla osoby młodej, w dobrej kondycji zdrowotnej i bez planów rodzicielskich, ulga na start jest zazwyczaj racjonalnym wyborem. Dla kogoś tuż przed planowanym urlopem macierzyńskim czy dużą operacją – już mniej.
Kiedy z ulgi na start lepiej nie korzystać
Można świadomie zrezygnować z ulgi na start i od razu zgłosić się do ZUS z kodem dla preferencyjnych składek (mały ZUS na 24 miesiące). Spotyka się to w dwóch głównych sytuacjach:
planowana ciąża lub choroba – osoba, która chce jak najszybciej nabyć prawo do zasiłku chorobowego czy macierzyńskiego, woli opłacać składki społeczne od samego początku,
celowe „budowanie” stażu – ktoś, kto startuje z firmą po długiej przerwie lub z krótkim stażem ubezpieczeniowym, uznaje, że liczy się każdy miesiąc ze składkami.
W takim scenariuszu wniosek CEIDG można od razu złożyć z zaznaczeniem, że przedsiębiorca nie chce korzystać z ulgi na start, i zgłosić się w ZUS do pełnego pakietu ubezpieczeń (z preferencyjną podstawą, jeśli warunki są spełnione).
Źródło: Pexels | Autor: Kampus Production
Preferencyjne składki ZUS – tzw. mały ZUS przez 24 miesiące
Na czym polega „mały ZUS” po uldze na start
Preferencyjne składki ZUS to kolejny etap po uldze na start albo punkt wyjścia dla tych, którzy z niej nie korzystają. Chodzi o to, że podstawa wymiaru składek społecznych jest sztucznie obniżona i wynosi określony procent minimalnego wynagrodzenia.
W praktyce przedsiębiorca:
opłaca wszystkie obowiązkowe składki społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, Fundusz Pracy – ten ostatni zależy od wysokości podstawy),
może dobrowolnie zgłosić się do ubezpieczenia chorobowego,
opłaca oczywiście składkę zdrowotną – niezależnie od preferencji.
„Mały ZUS” w tym klasycznym rozumieniu obowiązuje maksymalnie przez 24 miesiące kalendarzowe.
Kryteria skorzystania z preferencyjnych składek
Żeby przejść na preferencyjne składki, trzeba spełniać warunki bardzo podobne do ulgi na start. Kluczowe są:
brak działalności w ostatnich 60 miesiącach – jeśli prowadziłeś działalność w tym okresie i byłeś z tego tytułu objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi, preferencje nie przysługują,
brak świadczenia usług na rzecz byłego pracodawcy w tym samym zakresie, co na etacie,
prowadzenie działalności jako osoba fizyczna – dotyczy to jednoosobowej działalności i wspólnika spółki cywilnej osób fizycznych, ale nie np. wspólnika spółki z o.o. czy komandytowej.
Jeśli ktoś miał kiedyś firmę, ale nigdy nie podlegał z niej obowiązkowym ubezpieczeniom (np. działalność była na etapie studiów, a pełne składki „ciągnął” etat za granicą), szczegółowej analizy wymaga, czy dzisiejsze przepisy pozwalają na preferencje – to obszar, gdzie przydaje się doradca.
Jak liczyć 24 miesiące preferencji
Analogicznie jak przy uldze na start, preferencje liczone są w miesiącach kalendarzowych. Dwa scenariusze:
korzystasz z ulgi na start – 24 miesiące liczy się od dnia, w którym kończy się ulga na start,
rezygnujesz z ulgi na start – 24 miesiące liczy się od miesiąca rozpoczęcia działalności, od razu po zgłoszeniu do pełnych ubezpieczeń.
Zawieszenie działalności w trakcie preferencji nie zawsze „zamraża” licznik. Liczy się faktyczny okres podlegania ubezpieczeniom, dlatego każdą przerwę lepiej przeanalizować w kontekście konkretnych przepisów z danego roku.
Dobrowolne chorobowe na preferencji – czy się opłaca
Na etapie preferencyjnych składek przedsiębiorca ma wybór, czy zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Różnica w miesięcznym przelewie do ZUS nie jest symboliczna, ale też nie jest ogromna – w zamian zyskuje się:
prawo do zasiłku chorobowego po okresie wyczekiwania,
prawo do zasiłku macierzyńskiego (tu ważna jest ciągłość ubezpieczenia),
możliwość korzystania z zasiłku opiekuńczego.
Przykładowo: grafik komputerowy, który dobrze zarabia, ale pracuje sam, może chcieć mieć zabezpieczenie na wypadek złamania ręki. Wtedy chorobowe staje się realnym „ubezpieczeniem biznesu”. Z kolei osoba z drugą stabilną pracą na etacie może uznać, że dublowanie ochrony nie ma sensu.
Wpływ preferencyjnych składek na przyszłą emeryturę i zasiłki
Niższa podstawa wymiaru oznacza jednocześnie:
niższe składki na konto emerytalne – te dwa lata „ważą” mniej w przyszłych wyliczeniach,
niższą podstawę zasiłków – jeśli w czasie preferencji zajdzie potrzeba korzystania z zasiłku chorobowego czy macierzyńskiego, ich wysokość będzie proporcjonalna do niskiej podstawy.
Preferencje są więc korzystne głównie dla osób, które:
budują firmę z założeniem, że dochody będą rosły, a najważniejsze są pierwsze 2 lata przetrwania,
mają już „uzbierany” pewien staż i składki z wcześniejszych okresów zatrudnienia.
Dla kogoś, kto dopiero w okolicach 40–50 roku życia zakłada działalność i liczy, że będzie to główne źródło emerytury, długie korzystanie z preferencji oraz późniejszego małego ZUS Plus oznacza realnie niższe świadczenia w przyszłości.
Najczęstsze błędy przy „małym ZUS” na 24 miesiące
W praktyce księgowej regularnie powtarzają się trzy potknięcia:
brak zgłoszenia do pełnych ubezpieczeń po uldze na start – przedsiębiorca „zapomina” o zmianie formularza i kodu, co po czasie skutkuje korektami i dopłatami,
zbyt późne zgłoszenie chorobowego – ktoś zapisuje się do chorobowego dopiero tuż przed planowaną chorobą czy ciążą, nie zdając sobie sprawy z okresu wyczekiwania,
przekonanie, że preferencje można „odzyskać” – po 24 miesiącach nie ma możliwości powrotu do preferencji, nawet po zawieszeniu działalności.
Dobrym nawykiem jest ustawienie w kalendarzu dwóch przypomnień: na koniec ulgi na start oraz na koniec 24-miesięcznego okresu preferencji. Pozwala to z wyprzedzeniem zaplanować, czy przechodzić na mały ZUS Plus, czy od razu wejść w pełne składki.
Mały ZUS Plus – kiedy po preferencji można jeszcze obniżyć składki
Na czym polega Mały ZUS Plus
Mały ZUS Plus to nowszy instrument, który różni się od „klasycznego” małego ZUS (preferencji) tym, że łączy wysokość składek społecznych z rzeczywistym dochodem przedsiębiorcy z poprzedniego roku. Im niższy dochód, tym niższa podstawa wymiaru składek społecznych – oczywiście w określonych widełkach.
Rozwiązanie to ma wspierać małe firmy, które:
już „przeżyły” pierwsze lata na rynku,
Kto może skorzystać z Małego ZUS Plus
Mały ZUS Plus nie jest dla każdego, kto prowadzi firmę. Przepisy dość precyzyjnie zawężają grupę uprawnionych. Najczęściej „wpadają” w ten reżim jednoosobowe firmy usługowe o umiarkowanych przychodach. Kluczowe warunki dotyczą głównie:
czasu prowadzenia działalności – przedsiębiorca musi mieć za sobą pełny poprzedni rok kalendarzowy prowadzenia firmy (z pewnymi wyjątkami, np. zawieszenia),
limitu przychodu – przychody z działalności za poprzedni rok nie mogą przekroczyć ustawowego progu (uzależnionego od przeciętnego wynagrodzenia; co roku inny limit),
formy prowadzenia – chodzi o osoby prowadzące jednoosobową działalność lub wspólników spółki cywilnej, wyłączone są m.in. spółki kapitałowe i ich wspólnicy,
braku innych preferencji – Mały ZUS Plus jest etapem po preferencyjnych składkach, nie można go łączyć z „małym ZUS-em” na 24 miesiące.
Częsty dylemat dotyczy przedsiębiorców, którzy w trakcie roku mieli okresowe zawieszenia. Dla nich kluczowe jest, czy suma dni prowadzenia działalności w poprzednim roku mieści się w wymogach do Małego ZUS Plus oraz jak liczyć limit przychodów – tu często przydaje się wsparcie księgowego, bo szczegółowe wyłączenia bywają nieintuicyjne.
Jak oblicza się podstawę składek w Małym ZUS Plus
Różnica między klasycznymi preferencjami a Małym ZUS Plus polega na sposobie ustalania podstawy. W preferencji bazą jest ułamek minimalnego wynagrodzenia, natomiast w Małym ZUS Plus startem jest średni miesięczny dochód z poprzedniego roku. Następnie ten dochód przelicza się przez ustawowy wskaźnik, a wynik jest ograniczany dolną i górną granicą.
W praktyce działają tu trzy „bezpieczniki”:
minimalna podstawa – nie może spaść poniżej określonego procentu minimalnego wynagrodzenia,
maksymalna podstawa – nie może przekroczyć części przeciętnego wynagrodzenia,
dochód jako punkt wyjścia – jeśli dochód był bardzo niski, podstawa i tak zostanie podciągnięta do minimalnego progu.
Mała firma usługowa z niską marżą i stabilnym, ale umiarkowanym dochodem często mieści się w dolnych widełkach. Z kolei freelancer z kilkoma dużymi kontraktami, mimo że „czuje się mały”, może przekroczyć próg przychodów i wypadnie z Małego ZUS Plus.
Limit czasowy korzystania z Małego ZUS Plus
Mały ZUS Plus nie jest stałym reżimem na całe życie działalności. Ustawodawca przewidział:
łączne ograniczenie czasowe – z Małego ZUS Plus można korzystać jedynie przez określoną liczbę miesięcy w całym „życiu” firmy (co do zasady 36 miesięcy w ciągu 60 miesięcy prowadzenia działalności),
okresową weryfikację – co roku na nowo sprawdza się, czy przedsiębiorca spełnia warunki, głównie limit przychodów i czas prowadzenia działalności.
Ktoś, kto raz „wejdzie” w Mały ZUS Plus, może z niego w kolejnych latach wypaść (bo np. przychody skoczą do góry), a później ponownie wrócić, o ile nadal ma „wolne” miesiące z puli 36 i nie minęło 60 miesięcy prowadzenia działalności. To daje pewną elastyczność, ale też wymaga dyscypliny w pilnowaniu kalendarza.
Mały ZUS Plus a przejście z pełnych składek
Po zakończeniu preferencyjnego „małego ZUS-u” przedsiębiorca ma dwie ścieżki:
wejść od razu w Mały ZUS Plus, jeśli spełnia warunki i widzi, że dochody są umiarkowane,
przejść na pełne składki od standardowej podstawy, a z Małego ZUS Plus skorzystać później, jeśli nastąpi spadek dochodów i znów pojawi się spełnienie progów.
Osoba, której biznes po dwóch latach wyraźnie „zaskoczył”, zwykle rezygnuje z Małego ZUS Plus – większe składki oznaczają wyższe przyszłe świadczenia i większą „poduszkę” emerytalną. Dla kogoś, kto balansuje na granicy opłacalności i walczy o płynność, zejście na Mały ZUS Plus może być warunkiem utrzymania firmy.
Wpływ Małego ZUS Plus na emeryturę i zasiłki
Mechanizm jest podobny jak przy preferencjach, tylko jeszcze bardziej „zindywidualizowany”. Niższy dochód oznacza niższą podstawę, a co za tym idzie:
składki emerytalne „ważą” mniej – lata na Małym ZUS Plus budują staż, ale pod względem kwotowym odkłada się mniej niż przy pełnej podstawie,
zasiłki są naliczane od niższej podstawy – dotyczy to chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego, jeśli ktoś jest w dobrowolnym chorobowym.
Przedsiębiorca stojący przed wyborem Małego ZUS Plus ma więc podobny dylemat jak przy preferencjach, tylko w późniejszej fazie działalności: ulżyć sobie w bieżących kosztach czy „dołożyć” do przyszłej emerytury. U kogoś po 50. roku życia decyzja ma zwykle większą wagę, bo do emerytury jest bliżej i każdy rok z niskimi składkami bardziej obniża przyszłe świadczenie.
Najczęstsze problemy przy Małym ZUS Plus
W biurach rachunkowych powtarza się kilka podobnych scenariuszy:
błędne wyliczenie dochodu za poprzedni rok – zwłaszcza przy ryczałcie lub zmianie formy opodatkowania, gdzie „dochód” w rozumieniu podatków nie zawsze równa się „dochód” w rozumieniu ZUS,
przekroczenie limitu przychodów – przedsiębiorca wchodzi w Mały ZUS Plus „na oko”, a po zamknięciu roku okazuje się, że przekroczył próg i trzeba korygować składki,
przegapienie terminu zgłoszenia – zgłoszenie do Małego ZUS Plus trzeba złożyć w konkretnym terminie (na początku roku albo przy starcie działalności w trakcie roku); spóźnienie oznacza utratę prawa na cały rok.
Rozsądna praktyka to zestawienie dwóch wyliczeń: ile realnie oszczędza się na Małym ZUS Plus w skali roku oraz o ile mniej trafia na konto emerytalne i do podstawy zasiłków. W wielu przypadkach różnica składek jest znacząca tylko wtedy, gdy dochody są naprawdę niskie; przy przeciętnych zarobkach oszczędność bywa mniejsza, niż się intuicyjnie zakłada.
Mały ZUS Plus a formy opodatkowania
Z perspektywy podatków i ZUS przedsiębiorca często żongluje trzema elementami jednocześnie: formą opodatkowania (skala, liniowy, ryczałt), wysokością składek społecznych oraz zdrowotną. Mały ZUS Plus wchodzi tu jako trzecia zmienna.
Przykładowo:
na ryczałcie dochód do ZUS trzeba policzyć inaczej niż dochód podatkowy – na błędnym założeniu powstają różnice już na etapie zgłoszenia,
na skali podatkowej niższe składki społeczne oznaczają mniejsze koszty uzyskania przychodu, co minimalnie podwyższa podatek, ale sumarycznie obciążenie (podatek + ZUS) zwykle i tak spada,
na liniówce zmiana kosztów przez niższe składki może mieć subtelny wpływ na próg opłacalności tej formy względem skali.
Zestawienie: „pełne składki + niższy podatek” kontra „niższe składki + minimalnie wyższy podatek” pokazuje, że Mały ZUS Plus nie zawsze przynosi tak oczywiste korzyści, jak się wydaje po samej kwocie przelewu do ZUS. Dla jednych oszczędność jest wyraźna i ratuje płynność, dla innych – raczej symboliczna, a kosztuje niższe świadczenia.
Porównanie: ulga na start, preferencje, Mały ZUS Plus, pełne składki
Nowy przedsiębiorca przechodzi zwykle przez kilka etapów. Zestawienie czterech głównych wariantów pozwala lepiej zaplanować ścieżkę:
Ulga na start – brak składek społecznych, tylko zdrowotna; minimalne obciążenie, ale 0 odkładanych składek emerytalnych i brak zasiłków,
Preferencyjne składki (24 miesiące) – niższa, ryczałtowa podstawa, sensowny kompromis między kosztem a budowaniem stażu, szczególnie we wczesnej fazie biznesu,
Mały ZUS Plus – podstawa zależna od dochodu, dobra tarcza dla mikroprzedsiębiorców z niskimi zyskami po kilku latach działania, ale z mocnym wpływem na przyszłe świadczenia,
Pełne składki – najwyższe miesięczne obciążenie, ale też najwyższa „inwestycja” w emeryturę i zasiłki, szczególnie istotna, gdy firma zarabia stabilnie i powyżej przeciętnej.
W praktyce pojawiają się dwa skrajne podejścia. Jedni maksymalnie wydłużają czas na ulgach i małych składkach, bo liczy się dla nich przetrwanie i bieżąca płynność. Drudzy jak najszybciej wchodzą w pełne składki, traktując je jak przymusowe, ale jednak odkładanie na przyszłość oraz „polisę” z tytułu zasiłków. Optymalny wybór dla konkretnej osoby zwykle leży gdzieś pośrodku i zmienia się wraz z wiekiem, dochodami i priorytetami życiowymi.
Strategie planowania ścieżki ZUS przy zakładaniu firmy
Decyzje dotyczące ZUS warto zestawiać w czasie, a nie tylko „tu i teraz”. Dobrą praktyką jest przeanalizowanie trzech horyzontów: pierwsze 6 miesięcy, pierwsze 2 lata oraz okres po 3–5 latach działalności.
Możliwe są m.in. takie scenariusze:
Scenariusz „minimum na start”: ulga na start → preferencje → Mały ZUS Plus. Typowy dla osób bez zobowiązań rodzinnych, budujących działalność „po godzinach” lub testujących pomysł na biznes przy niewielkich przychodach.
Scenariusz „ochrona zasiłkowa”: rezygnacja z ulgi na start → od razu preferencyjne składki z chorobowym → ewentualnie Mały ZUS Plus, ale tylko jeśli dochody faktycznie są niskie. Częsty wybór przy planowanej ciąży lub przewlekłej chorobie.
Scenariusz „emerytura i bezpieczeństwo”: skrócenie czasu korzystania z Małego ZUS Plus lub całkowita rezygnacja z niego po kilku latach, wejście na pełne składki możliwie szybko, zwłaszcza u osób po 40.–45. roku życia, które zakładają firmę jako długoterminowe źródło dochodu.
Te same instrumenty prawne mogą więc służyć zupełnie różnym celom. Jeden przedsiębiorca traktuje przysługujące mu ulgi jako narzędzie do zmniejszenia bieżących kosztów, drugi jako elastyczną dźwignię – raz obniża składki, gdy firma ma słabszy rok, a gdy wszystko idzie dobrze, świadomie przechodzi na pełną podstawę, by nie zaniżać przyszłych świadczeń.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Jakie składki ZUS musi płacić osoba zakładająca jednoosobową działalność gospodarczą?
Przy jednoosobowej działalności obowiązkowe są składki: emerytalna, rentowa, wypadkowa oraz zdrowotna. Chorobowe jest dobrowolne – można z niego zrezygnować, ale wtedy nie ma prawa do zasiłku chorobowego, opiekuńczego ani części świadczeń związanych z macierzyństwem.
Na początku wielu przedsiębiorców korzysta z ulg (ulga na start, preferencyjne składki, mały ZUS Plus), które obniżają część składek społecznych. Niezależnie od ulgi, składka zdrowotna jest zawsze obowiązkowa i trzeba ją opłacać co miesiąc.
Czy zakładając firmę i mając etat muszę płacić pełny ZUS z działalności?
Jeśli pracujesz na etacie i Twoje wynagrodzenie co najmniej równa się płacy minimalnej, z działalności gospodarczej zazwyczaj opłacasz tylko składkę zdrowotną. Pełne składki społeczne „ciągnie” wtedy etat, a działalność jest dodatkowym tytułem ubezpieczenia wyłącznie zdrowotnego.
Inaczej jest, gdy etat jest na niewielką część etatu lub wynagrodzenie jest niższe niż minimalne – wtedy ZUS może wymagać dopłaty składek społecznych z działalności. W praktyce najpierw sprawdza się umowę o pracę, a dopiero potem ustala zakres składek z firmy.
Czym różni się ZUS przy JDG od ZUS w spółce z o.o.?
W JDG przedsiębiorca jest z urzędu osobą prowadzącą działalność pozarolniczą, więc podlega ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym i może korzystać z ulg (ulga na start, preferencje, mały ZUS Plus). ZUS jest tu jednym z głównych, stałych kosztów.
W spółce z o.o. sytuacja zależy od struktury udziałów. W jednoosobowej spółce z o.o. jedyny wspólnik jest dla ZUS traktowany jak osoba prowadząca działalność, ale bez prawa do większości ulg dla nowych firm. W wieloosobowej spółce sam fakt posiadania udziałów zazwyczaj nie rodzi obowiązku ZUS – składki pojawiają się dopiero przy umowie o pracę, zleceniu lub innych tytułach.
Jak zgłosić nową firmę do ZUS krok po kroku?
Przy JDG pierwszy krok to rejestracja firmy w CEIDG. Wniosek CEIDG-1 automatycznie zgłasza Cię jako płatnika składek do ZUS, więc nie musisz osobno wypełniać zgłoszenia płatnika.
Następnie trzeba zgłosić siebie do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA (gdy opłacasz społeczne i zdrowotne) albo ZUS ZZA (gdy tylko zdrowotne, np. przy uldze na start i pełnym etacie). Każdą późniejszą zmianę – przejście z ulgi na start na preferencję, wejście w mały ZUS Plus, zawieszenie działalności – zgłasza się osobnymi dokumentami, najczęściej przez PUE ZUS.
Na czym polega różnica między ulgami w ZUS: ulga na start, preferencyjny ZUS i mały ZUS Plus?
Ulga na start zwalnia z opłacania składek społecznych przez pierwsze miesiące prowadzenia działalności, ale nadal trzeba płacić składkę zdrowotną. To dobre rozwiązanie, gdy kluczowe jest maksymalne obniżenie kosztów na samym starcie.
Preferencyjny ZUS oznacza obniżoną podstawę składek społecznych – są wyraźnie niższe niż „pełny ZUS”, lecz jednocześnie budują niższą emeryturę i niższe zasiłki. Mały ZUS Plus uzależnia podstawę składek od dochodu z poprzedniego roku, co jest korzystne przy niskich dochodach, ale wymaga dokładniejszego pilnowania rozliczeń.
Co grozi za niepłacenie ZUS lub spóźnienia ze składkami w nowej firmie?
Przy opóźnieniach ZUS nalicza odsetki za zwłokę, więc dług rośnie z każdym miesiącem. Przy dłuższych zaległościach może pojawić się egzekucja administracyjna, zajęcie konta firmowego czy blokada wypłaty nadpłat z podatków.
Dochodzi do tego aspekt świadczeń: przy zaległościach ZUS może odmówić wypłaty niektórych zasiłków lub wypłacić je tylko częściowo. Spóźnianie się ze składkami to więc nie tylko kwestia odsetek, ale także realne ryzyko utraty zabezpieczenia w razie choroby czy przerwy w działalności.
Kluczowe Wnioski
Przy etacie to pracodawca „ogarnia” ZUS, natomiast przy jednoosobowej działalności cały ciężar spoczywa na przedsiębiorcy: musi sam się zgłosić, wybrać zakres ubezpieczeń, naliczać składki i pilnować terminów.
Forma prawna firmy mocno zmienia relacje z ZUS: w JDG i spółce cywilnej składki płaci każda osoba prowadząca działalność, natomiast w spółce z o.o. kluczowe jest to, czy wspólnik jest jednoosobowy i czy dodatkowo zawiera umowę o pracę lub zlecenie.
JDG daje najszerszy dostęp do ulg (ulga na start, preferencyjne składki, mały ZUS Plus), czego z reguły nie ma jednoosobowa spółka z o.o. – ta z kolei bywa wybierana dla ograniczenia osobistego ryzyka, ale kosztem ograniczonych preferencji w ZUS.
„Płacenie ZUS” to w praktyce kilka różnych składek: społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe i dobrowolne chorobowe), zdrowotne oraz Fundusz Pracy – każda z nich wiąże się z innym zakresem ochrony i innymi obowiązkami.
Ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne są dla przedsiębiorcy obowiązkowe, podczas gdy chorobowe jest dobrowolne: obniża miesięczny koszt, ale pozbawia prawa do zasiłków chorobowego, opiekuńczego i (przy odpowiednich warunkach) macierzyńskiego.
